System elektronicznego obiegu dokumentów Spektrum jest stale aktualizowany, by lepiej służył Użytkownikom. Tym razem został wzbogacony o nową funkcjonalność – automatyczne sprawdzanie podatników VAT na tak zwanej białej liście, określanej również białą listą podatników VAT. To kolejne udogodnienie, które pozwala na sprawdzenie w trakcie księgowania wydatków, czy rachunek bankowy kontrahenta widnieje na tej liście.

Nowelizacja ustawy o podatku od towarów i usług 

1 września 2019 r. weszły w życie przepisy nakazujące przedsiębiorcom sprawdzanie kont bankowych dostawców i podwykonawców. W przypadku przekazania pieniędzy na rachunek bankowy, który nie znajduje się na białej liście, podatnik poniesie solidarną odpowiedzialność VAT w sytuacji nieuregulowania podatku przez dostawcę. Dodatkowo nie będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów kwoty przewyższającej limit 15 tys. złotych. Do końca roku 2019 ustawodawca nie przewidywał sankcji w przypadku przekazania pieniędzy na konto bankowe, nieznajdujące się na białej liście. Jednak po 1 stycznia 2020 r. sankcje będą już obowiązywać. 

Weryfikacja konta bankowego kontrahenta

Obowiązek sprawdzania numerów kont bankowych na białej liście nakłada dodatkowe zadania na przedsiębiorstwa. Zajmować się tym muszą działy lub osoby:

• zajmujące się płatnościami w firmach, 
• pracujące w dziale księgowości, ponieważ są odpowiedzialne za zakwalifikowanie wydatków do kosztów uzyskania przychodu oraz rozliczenie podatku VAT.

Samo sprawdzenie konta bankowego to nie wszystko. Według informacji zamieszczonej na stronie internetowej podatki.gov.pl: „aby udowodnić weryfikację kontrahenta należy wygenerować plik pdf zawierający informację o sprawdzeniu wykazu w konkretnym dniu na wybrany dzień i zachować go w formie elektronicznej (np. zrobić zrzut ekranu) lub wydrukować”.  Oznacza to zwiększenie ilości pracy i archiwizacji dokumentów firmowych. To kolejne obciążenie dla przedsiębiorców.

Automatyczne sprawdzanie białej listy podatników VAT 

Wychodząc naprzeciw potrzebom naszych Klientów wprowadziliśmy do naszego systemu elektronicznego obiegu dokumentów Spektrum dodatkową funkcjonalność – Listę płatności. W wygodny sposób, w trakcie księgowania wydatku, można automatycznie zweryfikować, czy rachunek bankowy kontrahenta umieszczony jest na białej liście. System nie tylko przygotuje listę faktur do zapłaty, ale pozwoli również zweryfikować zbiorczo (na białej liście) wszystkie dokumenty na liście, a dokładniej kontrahentów i ich rachunki bankowe, które wskazują na wystawionych dokumentach. 

Dodatkową funkcjonalnością jest automatyczne generowanie informacji o weryfikacji rachunku wraz z dokładną datą i godziną wysłania zapytania oraz tak zwanym ID transakcji. Taki dokument zostanie automatycznie zapisany w bazie obiegu dokumentów Spektrum. W ten sposób w każdej chwili będzie można szybko dotrzeć do informacji, kto, w jaki dzień i o której godzinie zweryfikował konto bankowe na białej liście oraz czy konto kontrahenta zostało przez białą listę potwierdzone. Ta funkcjonalność zaoszczędzi mnóstwo czasu, który musiałby zostać poświęcony na drukowanie, archiwizowanie i przechowywanie dokumentów w wersji papierowej.