Netz Sp. z o.o. jest dostawcą rozwiązań informatycznych dla innych firm. Duża część działalności firmy to sprzedaż sprzętu, komponentów i oprogramowania dla komputerów biurowych oraz serwerów.

Najważniejszy etap od którego zawsze zaczynamy to dokładna analiza źródeł, przepływu oraz miejsc docelowych dla danych. Na tej podstawie możemy zaproponować automatyzację pobierana, przetwarzania i wprowadzania informacji.

Extracto jest przygotowane na wiele ewentualności, ale ciągle się rozwijamy i jesteśmy w stanie sprostać niemal każdej integracji.

Różne sposoby pozyskiwania faktur zakupowych, ich niejednorodna struktura, długi czas potrzebny na wprowadzenie faktur i dokumentów magazynowych do systemu magazynowo – księgowego oraz brak możliwości stałej kontroli magazynu bez angażowania osób z księgowości czy administracji to największe bolączki, które wspólnie zidentyfikowaliśmy w firmie Netz.

Współpraca z wieloma dostawcami oraz łączenia zamówień handlowców w celu optymalizacji kosztów zamówienia doprowadziły do stanu, w którym przetwarzanie dokumentów zakupowych to lwia część czasu pracy działu administracji.

Dodatkowo dokumenty te często były dostarczane dopiero z dostawą sprzętu lub dosyłane później, co powodowało opóźnienia w analizie danych przepływu towarów przez magazyn i jego aktualnego stanu.

Zintegrowaliśmy Extracto z dostawcami firmy Netz. Musieliśmy wykorzystać różne drogi pobierania dokumentów w zależności od partnera – API, dedykowaną skrzynkę mailową czy pobieranie plików z odpowiednich adresów internetowych oraz dołączyliśmy źródła danych z innych systemów działających w siedzibie Netz.

Pobrane dane zestawione w formie tabeli identycznej dla każdego sprzedawcy przedstawiamy użytkownikowi, który może je skontrolować i ewentualnie powiązać na tym etapie z danymi pochodzącymi w innych systemów (np. powiązanie z zamówieniem, handlowcem, rejestracja numerów seryjnych). Po tym etapie jednym kliknięciem dane są wprowadzane do wybranego systemu ERP lub magazynowo-księgowego.

Taki proces znacząco, bo niemal o 80% zredukował czas potrzebny na zdobycie oraz wprowadzenie do systemu dokumentów finansowych i magazynowych. Wszystkie dane dokumentu wraz z informacjami o pozycjach i terminach automatycznie są rejestrowane w docelowym systemie. Dodatkowo w ten sposób Extracto wyeliminowało niemal całkowicie możliwość pomyłki na etapie wprowadzania danych.

Powyższa modyfikacja przetwarzania danych z dokumentów zakupu pozwoliła na znacznie szybsze przetwarzanie wszystkich danych zakupowo – sprzedażowych.

Indywidualne zestawienia zdefiniowane w Extracto łączące dane z powiązanych systemów pokazują aktualny stan magazynu i zamówień. Przy każdym towarze jest informacja o tym kto go zamówił oraz dla którego Klienta jest przeznaczony.

Połączenie tych danych pozwoliło również na śledzenie na żywo rentowności sprzedaży oraz generowania dokładnych raportów potrzebnych do comiesięcznego rozliczenia handlowców.

Wdrożenie Extracto okazało się strzałem w 10.

Pracownicy działu administracji i księgowości zostali odciążeni i mieli większy komfort w wykonywaniu swoich obowiązków. Zmniejszył się stres spowodowany brakiem czasu, a przez to i zniwelowaliśmy możliwości pomyłki podczas przepisywania danych z papierowych faktur do systemu.

Natomiast Zarząd zyskał narzędzie, kontrole pozwalające na stały dostęp do ważnych dla nich informacji bez angażowania innych pracowników oraz potrzeby zaglądania do systemów magazynowo – księgowych.