Przejdź do treści
Konfiguracja skrzynek mailowych w Spektrum

W Spektrum korzystamy z zewnętrznych skrzynek mailowych do wysyłania powiadomień do użytkowników oraz do importu maili bezpośrednio do programu. Poniżej prezentujemy, gdzie i w jaki sposób wprowadzić informacje o skrzynce pocztowej by uzyskać pełną funkcjonalność z tym związaną. W zależności od dostawcy usługi pocztowej inna jest ścieżka działania oraz dane potrzebne do prawidłowej konfiguracji. W …

Bez kategorii

W Spektrum korzystamy z zewnętrznych skrzynek mailowych do wysyłania powiadomień do użytkowników oraz do importu maili bezpośrednio do programu.

Poniżej prezentujemy, gdzie i w jaki sposób wprowadzić informacje o skrzynce pocztowej by uzyskać pełną funkcjonalność z tym związaną.

W zależności od dostawcy usługi pocztowej inna jest ścieżka działania oraz dane potrzebne do prawidłowej konfiguracji.

W większości przypadków dane potrzebne do konfiguracji możemy znaleźć na stronach internetowych dostawców. Potrzebne informacje to:

  • adres serwera SMTP (poczta wychodząca – powiadomienia)
  • adres serwera IMAP (poczta przychodząca – import maili)
  • port serwera SMTP oraz IMAP
  • typ szyfrowania – SSL / TLS
  • adres e-mail
  • hasło do skrzynki e-mail

W przypadku gdy dostawcą usługi jest Gmail należy wygenerować dodatkowe hasło do skrzynki, tzw. hasło do aplikacji. Informacje jak wygenerować ten rodzaj hasła można znaleźć w pomocy Google – https://support.google.com/accounts/answer/185833?hl=pl.

Dla skrzynek utrzymywanych w usługach Office365 lub Microsoft Exchange od 1 stycznia 2023 procedura jest inna. Integracja wymaga użycia protokołu autoryzacji OAuth 2.0 – przykładowa instrukcja rejestracji Spektrum w Microsoft Azure Graph API jest do pobrania z naszej strony https://s.netzdata.pl/download/Configure_Microsoft_Graph.pdf. Do połączenia ze kontem mailowym wymagane jest Client ID, Client Secret Value, Tenant ID.

Po wykonaniu powyższych kroków i zdobyciu informacji można przystąpić do konfiguracji skrzynek w systemie.

Spektrum Free, Mini, Standard

Ustawienia wszystkich skrzynek mailowych w odróżnieniu do Spektrum Pro dokonujemy w jednym miejscu w module Ustawienia -> Ustawienia systemowe-> Skrzynki email.

Konfigurację rozpoczynamy od wyboru metody autentykacji login i hasło lub Microsoft OAuth 2.0. Następnie wypełniamy dane dostępowe i wybieramy typ skrzynki, czy system ma z niej pobierać maile czy za jej pomocą je wysyłać. W celu użycia jednego adresu do dwóch powyższych czynności należy skrzynkę dodać dwukrotnie wybierając różne przeznaczenie. Wybór opcji „Automat” przy dodawaniu skrzynki wychodzącej na końcu każdego maila automatycznie pojawi się informacja o tym, że mail został wysłany z systemu.

Ustawienia skrzynki odbiorczej dla autoryzacji Login i hasło

Ustawienia skrzynki wychodzącej dla autoryzacji Microsoft OAuth 2.0

Spektrum Pro

W przypadku każdych ustawień do wyboru jest jedna z dwóch metod autentykacji: login i hasło lub Microsoft OAuth 2.0. W zależności od dostawcy usługi pocztowej należy wybrać odpowiednią opcję. Po zmianie opcji zmienia się zestaw pól, które należy uzupełnić. Dodatkowo przy autoryzacji z wykorzystaniem Microsoft OAuth 2.0 przed zapisaniem należy kliknąć w odpowiedni link i w nowym oknie zalogować się do usługi i potwierdzić uprawnienia dostępu.

Konfigurację poprzez Microsoft OAuth 2.0 zalecamy przeprowadzać w trybie prywatnym przeglądarki.

Powiadomienia

Skrzynkę do wysyłania powiadomień można ustawić z poziomu konta Administratora systemu w module Ustawienia -> Profil. Po wejściu w edycję należy uzupełnić wszystkie pola o odpowiednie informacje.

Ustawienia skrzynki dla autoryzacji Login i hasło

Ustawienia skrzynki dla autoryzacji Microsoft OAuth 2.0

Bufory e-mail

W Spektrum możemy zdefiniować dowolną liczbę buforów e-mail. Konfiguracja skrzynek z których pobieramy maile znajduje się w module Dokumenty -> Ustawienia -> Lista skrzynek.

Procedura wprowadzenia danych jest analogiczna jak w przypadku ustawień skrzynki do powiadomień.

Ustawienia skrzynki dla autoryzacji Login i hasło. Przed zapisaniem konieczne jest wykonanie testu sprawdzającego prawidłowe połączenie.

Ustawienia skrzynki dla autoryzacji Microsoft OAuth 2.0. Po zapisaniu następuje otwarcie nowego okna gdzie trzeba potwierdzić dostęp do konta, następnie można pobrać Foldery ze skrzynki i zamknąć okno.

Zobacz inne wpisy

Bez kategorii
Gdzie jest dokument – jak znaleźć właściwe dokumenty

O wyszukiwaniu dokumentów w Spektrum. Jak mieć wszystkie dokumenty w jednym miejscu i zawsze “pod ręką”. Ale też o bezpieczeństwie i uprawnieniach do dokumentów słów kilka. Dzięki zastosowaniu systemu elektronicznego obiegu dokumentów SPEKTRUM masz zawsze dostęp do wszystkich dokumentów firmowych. Wystarczy komputer z dostępem do Internetu. Dokumenty zarejestrowane w systemie mogą być wyszukiwane wg wielu …

Czytaj
Co nowego
Praca zdalna a obieg dokumentów w pandemii – jak to wygląda w praktyce?

W związku z pandemią koronawirusa wiele firm zadecydowało, że ze względów bezpieczeństwa, wprowadzają system pracy zdalnej – świadczenie usług z domu, czyli poza stałym miejscem jej wykonywania. Dla większości przedsiębiorstw jest to sytuacja nowa, która wymaga przeorganizowania zadań i procedur. Jak przekazywać dokumenty pracownikom świadczącym pracę spoza biura? O organizacji pracy w tym trudnym …

Czytaj
Co nowego
EXTRACTO – nowe możliwości w Spektrum

Elektroniczny obieg dokumentów, który oferuje system Spektrum ulepszony został o moduł EXTRACTO. Jest to rozwiązanie, które wykorzystuje aż trzy nowoczesne technologie: AI (Artificial Intelligence – sztucznej inteligencji), ML (Machine Learning – uczenia maszynowego) oraz OCR (Optical Character Recognition – optycznego rozpoznawania tekstu). Dlaczego zbiór tych technologii znajduje coraz szersze zastosowanie w wielu gałęziach biznesu? Wygodna …

Czytaj