Już za rok (01.07.2024) wchodzi w życie obowiązek wystawiania i przyjmowania faktur ustrukturyzowanych za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur dla wszystkich podatników VAT. Istotą faktur ustrukturyzowanych jest wystawianie ich według jednego wzorca w oparciu o strukturę logiczną (schemę) XSD ustaloną przez Ministerstwo Finansów oraz przechowywanie i przetwarzanie tak wystawionych faktur w scentralizowanym Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). System ten sprawdza poprawność przesyłanych do niego faktur i decyduje o ich dopuszczeniu do obrotu. Niezastosowane się do tego obowiązku będzie wiązało się z wysokimi karami finansowymi. 

Ze względu na coraz częściej pojawiające się pytania dotyczące KSeF, chcemy poinformować że rozpoczęliśmy prace mające na celu zautomatyzowanie pobierania dokumentów pomiędzy SPEKTRUM a KSeF. 

Wprowadzenie ustrukturyzowanych faktur pozwoli nam na jednoznaczne pobieranie informacji z faktur, będziemy również pobierać więcej informacji z dokumentu, jak chociażby wartości netto oraz wartości podatku VAT dla poszczególnych stawek VAT. Wydanie nowej wersji, współpracującej z KSeF planujemy na drugą połowę 2023 roku.  

Dla kogo i kiedy obowiązkowe e-faktury? 

Od 1 stycznia 2024 r. faktura ustrukturyzowana będzie, co do zasady, jedyną dopuszczalną formą dokumentowania czynności wykonywanych przez podatników VAT mających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (fixed establishment) w Polsce, również w zakresie transakcji z kontrahentami zagranicznymi oraz konsumentami. Dokumentów wystawionych z pominięciem Krajowego Systemu e-Faktur wbrew obowiązkowi wynikającemu z ustawy nie będzie uznawać się za fakturę. 

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych pozostanie fakultatywne dla podatników zagranicznych niemających stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce. Ta forma faktury nie będzie dostępna dla podatników korzystających z procedury nieunijnej dotyczącej niektórych usług (OSS), szczególnej procedury w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób lub szczególnej procedury dotyczącej sprzedaży na odległość towarów importowanych (IOSS). 

W drodze rozporządzenia wykonawczego, Minister Finansów będzie mógł zwolnić z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych niektórych podatników. 

Brak dostępności KSeF oraz sytuacje kryzysowe 

Projektowane przepisy przewidują rozwiązania w przypadku awarii KSeF lub braku możliwości wystawiania e-faktur w związku z wystąpieniem sytuacji kryzysowej w rozumieniu ustawy o zarządzaniu kryzysowym. 

W okresie awarii KSeF, faktury ustrukturyzowane będą wystawiane według ogólnie obowiązującej schemy XSD i przekazywane nabywcy w uzgodniony z nim sposób z pominięciem systemu. W Biuletynie Informacji Publicznej MF zostanie wtedy opublikowany stosowny komunikat, określający datę początkową i końcową awarii. Co ważne, w ciągu 7 dni od daty końcowej awarii, określonej w komunikacie, wystawca będzie obowiązany przesłać faktury wystawione w okresie awarii do KSeF celem nadania im numerów identyfikujących. 

Gdyby korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur nie było możliwe w związku z wystąpieniem nadzwyczajnej sytuacji kryzysowej, np. wynikającej ze zdarzeń nagłych i nieprzewidywalnych lub awarii infrastruktury, podatnik prowadzący działalność gospodarczą na obszarze objętym sytuacją kryzysową, w okresie trwania tej sytuacji będzie mógł wystawiać faktury (w tym faktury i noty korygujące) w dotychczasowych formach, zamiast w formie ustrukturyzowanej. Takie faktury nie będą podlegały późniejszemu przesłaniu do KSeF. 

Przekazywanie faktur ustrukturyzowanych poza Krajowym Systemem e-Faktur 

Sprzedawca będzie obowiązany przekazać nabywcy fakturę poza KSeF, jeżeli miejsce świadczenia dla danej transakcji znajduje się poza terytorium Polski, odbiorcą faktury jest podmiot nieposiadający siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, albo też odbiorca faktury nie jest obowiązany do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. 

W przypadku użycia faktury ustrukturyzowanej poza Krajowym Systemem e-Faktur, podatnik będzie obowiązany do oznaczenia tej faktury w sposób umożliwiający weryfikację danych na niej zawartych. Sposób oznaczania faktury ma zostać uregulowany w rozporządzeniu wykonawczym. Ministerstwo Finansów przewiduje w tej mierze zastosowanie kodów QR, umożliwiających weryfikację faktury w KSeF. 

Kary za niedopełnienie obowiązków 

Podatnik, który wbrew obowiązkowi nie wystawi faktury ustrukturyzowanej, wystawi w okresie awarii KSeF fakturę niezgodnie z obowiązującą schemą XSD, bądź nie prześle do KSeF faktury wystawionej w okresie awarii systemu w określonym terminie, podlegać będzie karze pieniężnej. 

Wysokość kary może wynosić do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na tej fakturze, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze. Każdorazowo kara będzie jednak nie mniejsza niż 1 000 zł w przypadku niewystawienia faktury albo wystawienia jej w okresie awarii KSeF niezgodnie ze schemą lub 500 zł w przypadku nieprzesłania w terminie faktury wystawionej w okresie awarii KSeF do tego systemu. Oznacza to zatem, że kary mogą się okazać szczególnie dotkliwe dla podatników wystawiających dużą liczbę faktur, nawet jeśli zawierają one niskie kwoty. 

Biorąc pod uwagę zaproponowane brzmienie przepisu, wydaje się, że karze może podlegać nie tylko wystawienie faktury w niewłaściwej formie, ale też każdy przypadek niewystawienia faktury w przepisowym terminie. Warto podkreślić, iż kary pieniężne będą nakładane przez naczelników urzędów skarbowych dopiero począwszy od 1 lipca 2024 r., dając podatnikom 6-miesięczny okres przejściowy na wypracowanie procesów pozwalających na wyeliminowanie nieprawidłowości.